Ieškomas projektų vadovas. Siūlomo darbo pobūdis:
darbas su esamais ir potencialiais įmonės klientais;
komercinių pasiūlymų ruošimas;
įmonės paslaugų pardavimas;
sutarčių pasirašymas;
vadovavimas projektams, jų vykdymo kontrolė.
Tai vienas iš 1000 skelbimų viename iš karjeros portalų.
Ką iš tikrųjų gali reikšti skelbimas "Ieškome projektų vadovo"?
Jauni vaikinai ir merginos, siūlantys sudėtingų pavadinimų produktus, užkimšo visus pagrindinius komunikacijos kanalus. Jie rašo elektroninius laiškus, skambina telefonais, ateina. Jie pasakoja apie produktą arba paslaugą tokius dalykus, kuriais kartais sunku patikėti. Neretai šie optimizmo kupini žmonės pasivadina projektų vadovais. Jei taip dažnai su jais susiduriame, turime suprasti, kas jie tokie. Taip pat privalome suprasti, kas tokie iš tikrųjų yra projektų vadovai ir kokią pridėtinę vertę jie gali sukurti.
Pradėkime nuo klasikinio projekto apibrėžimo:
"Projektas tai laikina veikla, nukreipta į unikalaus tikslo pasiekimą (pavyzdžiui, produkto ar paslaugos sukūrimą), turinti savo pradžią ir pabaigą bei baigtinius išteklius". Šis apibrėžimas aiškiai nusako projekto unikalumą, laikinumą ir orientaciją į konkretų tikslą. Jei statote namą, diegiate apskaitos sistemą, rašote knygą vykdote projektą. Jei laistote gėles, saugojate automobilių stovėjimo aikštelę nevykdote projekto, tiesiog užsiimate tam tikra veikla.
Visai šiai unikaliai laikinai veiklai vadovauja projektų vadovas. Jis žino, KAIP valdyti projektą, t. y. taiko projektų valdymo žinias, metodus ir priemones, kad sėkmingai pasiektų užsibrėžtus tikslus. Šiame straipsnyje ne kartą sugrįšime prie projekto vadovo funkcijų, bet svarbu suprasti, kad tai yra klasikinis apibrėžimas.
Turėdami šias žinias kitą kartą pabandykite nuginkluoti jums skambinantį "projektų vadovą". Paklauskite jo, kas yra projektas. Išgirdote nerišlų paaiškinimą ir kelis kartus pakartotą "Visiškai-Nesuprantamo-Produkto-Pavadinimą"? Bingo! Jums skambina pardavėjas. Ką su juo daryti toliau spręskite patys.
Norėčiau atkreipti dėmesį ir atsakingai pareikšti, kad pardavėjai atlieka labai svarbų vaidmenį bendrovėje ir šiame straipsnyje tikrai nebandau jų nuvertinti.
Jei nežinome, kokios pareigybės reikėtų darbuotojui, pavadinkime jį projektų vadovu!
Vartydamas karjeros portalų skelbimus dažnai susimąstau, kodėl darbdaviai bijo pavadinti dalykus savo vardu. Kam ieškoti projektų vadovo, jei jūsų tikslas padidinti pardavimus? Bandau save nuraminti ir tikėti tuo, kad dalis darbdavių tiesiog nesuvokia skirtumo. Dėl tokių skelbimų ir nuolatinių jaunų optimistų įsiveržimų žodžių junginys projektų vadovas rinkoje tapo kone keiksmažodžiu.
Nereikia išradinėti dviračio, reikia tik nuspręsti, kokia bus pagrindinė darbuotojo veikla ir atitinkamai pavadinti jo pareigybę. Galiausiai pačiam pardavėjui bus aiškiau, kokios yra jo pagrindinės funkcijos ir kaip bus vertinama jo veikla.
Projektų ir produktų vadovai
Vis dar skaitote? Puiku! Įvesime dar vieną terminą produkto vadovas. Nepykite, ponai, bet produkto vadovas tai ne projektų vadovas. Projektų vadovas tik sukuria produktą ir atsakingai imasi naujo projekto, o produkto vadovas lieka gyventi su šiuo produktu (žr. 1 pav.).
1 pav. Produkto gyvavimo ciklas
Neklystame sakydami, kad produkto vadovas gyvens su savo produktu.
Todėl jei planuojate kurti naujus produktus, produktų vadovas padės jums išsiaiškinti, kokio produkto dabar reikėtų, ir įsitikins, kad projektų vadovas perduoda jam tai, ko iš tikrųjų reikėjo. Jei jau turite puikius produktus ir dabar jums svarbu, kad šie produktai sėkmingai apsigyventų rinkoje, ieškokite gero produkto vadovo. Produkto (arba produktų grupės) vadovas žinos ne tik kokio produkto reikia, bet ir:
- kaip organizuoti produkto pardavimą;
- kokias marketingo priemones pritaikyti produktui ar produktų grupei;
- kaip valdyti produktų portfelį;
- kaip įvertinti (kiekybiškai ir kokybiškai) produkto pasisekimą rinkoje.
Tikiuosi, nemanote, kad projektų vadovo nereikia, kad užteks vien produkto vadovo. Svarbu suprasti, jog tai yra du iš esmės skirtingi specialistai. Jie mato produktus ir organizacijos procesus skirtingai. Kad ir koks geras būtų produkto vadovas, jis niekada nepakeis gero projektų vadovo, ir atvirkščiai. Šiek tiek vėliau kalbėsime apie papildomą vertę, kurią gali sukurti projektų vadovas. O dabar panagrinėkime, kokie būna "tikri" projektų vadovai.
Projektų vadovas proceso valdytojas ir analitikas
Projektų valdymo problemos dažnai priklauso nuo srities, kurioje dirba projektų vadovas, bet viena pagrindinių psichologinių problemų projekto valdymo proceso supratimo ir žinių apie busimą produktą santykis. Kartais ši problema gali tapti ne tik vidiniu darbuotojo psichologiniu "kabliuku", bet ir užsakovo arba darbdavio lūkesčių nepateisinimo priežastimi.
Pavyzdžiui, jūsų įmonėje diegiama automatizuota kondicionavimo sistema ir jūs, kaip užsakovas, tikitės, kad projektų vadovas puikiai žinos, kaip veikia ši sistema ir galės paaiškinti kiekvieną detalę (juk jis vadovauja visam projektui!). Jūsų lūkesčiai gali būti pateisinti, jeigu tai yra labai paprasta sistema arba projektų vadovas prieš tai aktyviai dalyvavo kuriant šią sistemą ir puikiai išmano, kaip ji veikia.
Bet jei šis žmogus atėjo iš kitos srities ir dar neturi pakankamai technologinių žinių, jis tikrai nežinos visų subtilybių. Gal jis prastas projektų vadovas? Ne! Prisiminkime projektų vadovo apibrėžimą: "Jis žino, KAIP valdyti projektą, t. y. jis taiko projektų valdymo žinias, metodus ir priemones, kad sėkmingai pasiektų užsibrėžtus tikslus".
Niekur nepasakyta, kad šis žmogus turi puikiai išmanyti produktą. Projektų vadovas tai organizatorius, kuris efektyviai valdo procesą, t. y. užtikrina, kad gausite tai, ko prašėte, laiku, pagal nustatytus kokybės standartus ir neviršijant numatyto biudžeto.
Natūraliai kyla klausimas, o kas žino? Žinovus dažniausiai vadina analitikais arba specialistais.
Jie išsiaiškina jūsų poreikius, aprašo tuos poreikius, o kai darbai atlikti, bet neperduoti užsakovui, įsitikina, ar tikrai viskas įdiegta taip, kaip norėjo klientas. Net pagal klasikinę teoriją analitikas komandoje turėtų būti ne visada. Viskas priklauso nuo projekto specifikos, sudėtingumo ir projektų vadovo žinių. Grįžkime nuo teorijos prie praktikos: kada analitikas būtų naudingas?
Nauda užsakovui: beveik visada. Už projektą visada atsakingas projektų vadovas, todėl jis privalo organizuoti visą komunikaciją ir paskirstyti atsakomybę komandoje. Turėdamas kompetentingą analitiką užsakovas galės išsiaiškinti visas detales, susijusias su būsimu produktu arba paslauga. Lieka tik vienas klausimas: kiek užsakovas norės gilintis į detales.
Jei svarbus galutinis bendras vaizdas ir galima aukoti detales, nėra noro viso projekto metu stebėti ir aiškintis, koks čia mygtukas, tai analitiko būvimas nėra būtinas. Svarbiausia, kad kas nors suprastų, ko nori užsakovas, ir pateiktų tinkamą galutinį sprendimą.
Nauda projektą įgyvendinančiai komandai: beveik visada. Analitikas tai žinių apie produktą centras. Komandos nariai gali jo klausti, ko tikisi klientas. Dažniausiai analitikas gali atsakyti. Jei atsakymo nežino, pateiks tinkamą klausimą užsakovui.
Nauda darbdaviui: vienareikšmiškai atsakyti negalima. Jau aptarėme analitiko naudą užsakovui ir projektą įgyvendinančiai komandai visi anksčiau pateikti teiginiai tinka ir analitiko darbdaviui. Tačiau egzistuoja keli pavojai:
- Projektų vadovas yra labai užimtas viso projekto metu, o analitikas tik per tam tikrus projekto etapus, todėl dažnai būna sudėtinga efektyviai suplanuoti šių specialistų užimtumą.
- Šį "žinių centrą" kartais užsimano perimti užsakovai, todėl reikia visada būti pasiruošusiam tokį ekspertą prarasti.
Apibendrinant galima pasakyti, kad vykdant projektą projektų vadovas gali atlikti kelias funkcijas. Sunku paneigti analitiko naudą projektui, bet egzistuoja nemažai projektų, kur šis specialistas nebūtinas.
Projektų vadovas tikroji vertė
Jau įsivaizduojame, kuo galėtų būti naudingas projektų vadovas, bet dabar pabandykime realiai įvertinti, kokias viltis turėtume sieti su projektų vadovais.
Jei šis žmogus supranta visą procesą, jis turėtų numatyti visą projekto eigą, t. y. pamatyti galimas problemas, nustatyti, kokių išteklių reikės, ir kuo anksčiau pranešti apie tai užsakovui. Kuo labiau projektų vadovas patyręs, tuo aiškiau jis viską įsivaizduoja. Svarbu yra tai, kad patyręs projektų vadovas mato ne tik bendrą vaizdą, bet ir visas svarbiausias projekto detales bei ryšius tarp žmonių ir galimų įvykių. Jis gali numatyti visus rizikingiausius momentus ir žino, kaip jų išvengti ar tvarkytis sudėtingiausiais momentais.
Projektų vadovas yra žmogus, kuris galiausiai atsako už projekto sėkmę, todėl geras projektų vadovas žino, kad blogų naujienų neverta slėpti jas reikia iškelti laiku. Ir jei problemų nepavyksta išspręsti pačiam, būtina kreiptis į vadovybę.
Labai dažnai projekto vykdymo metu užsakovas susikoncentruoja ir laukia tam tikro konkretaus sprendimo. Patyręs projektų vadovas supranta skirtumą tarp kliento poreikių tenkinimo ir konkretaus sprendimo įgyvendinimo. Esant probleminei situacijai jis sugebės atsisakyti jau sugalvoto sprendimo ir pasistengs pasiūlyti kitą, kuris galėtų patenkinti kliento poreikius. Jei nauja išeitis pasiūloma laiku, ji dažnai išgelbėja nurašytą projektą.
Kai visi pamiršta, kam iš viso vykdomas šis projektas, atsiranda rūpestingas projektų vadovas ir iš naujo uždega ugnį komandos narių širdyse. Skamba banaliai, bet stambiuose projektuose be tokio lyderio neįmanoma išsiversti. Taip! Ko gero, svarbiausia yra tai, kad geras projekto vadovas turi būti lyderis. Projektui gali vadovauti keli vadovai, gali netgi kilti pasipriešinimas organizacijos viduje, bet jei yra lyderis, kuris jaučiasi atsakingas už visą projektą, tiki projekto naudingumu ir sugeba efektyviai bendrauti, toks projektas turės 80 proc. daugiau galimybių būti sėkmingas.
Straipsnio pradžioje apibūdinome projektų vadovą kaip žmogų, kuris taiko projektų valdymo žinias, metodus ir priemones, kad sėkmingai pasiektų užbrėžtus tikslus. Taigi galiausiai šis žmogus žino, kas yra projektas, išmano, kaip valdyti projektą, ir netgi naudoja tam tinkamas priemones. Šlovė ir pagarba šiam nematomam organizacijos lyderiui.
Oleg Marofejev yra AB banko "Hansabankas" Projektų valdymo skyriaus vadovas.
