Atspausdinta iš Bangos - http://www.verslobanga.lt/

Apskaitos ir mokesčių apžvalga / 2001/7-8 »
Kasos operacijų atlikimo ir įforminimo tvarka individualiose įmonėse
Gražina Ribinskienė

Pagal LR civilinį kodeksą ir LR įmonių įstatymą individualios įmonės turtas juridiškai neatskirtas nuo jos savininkų turto. Šią nuostatą individualių įmonių savininkai dažniausiai klaidingai interpretuoja atlikdami operacijas su grynaisiais pinigais. Neretai individualios įmonės savininkas savo asmeninius pinigus ir įmonės pinigus laiko „vienoje kišenėje”, skiria per mažai dėmesio kasos operacijoms dokumentuoti. O juk ši apskaitos sritis griežtai reglamentuota norminiuose aktuose.

LR Vyriausybė 2000 02 17 nutarimu Nr. 179 patvirtino naujas Kasos darbo organizavimo ir kasos operacijų atlikimo taisykles. Jos reglamentuoja visų rūšių įmonių, organizacijų, filialų ir atstovybių kasos darbo organizavimo ir kasos operacijų atlikimo bei įforminimo tvarką. Naujosiose taisyklėse individualioms įmonėms numatyta daug išlygų.

Kasos dokumentų įforminimas

Minėtose kasos darbo organizavimo taisyklėse griežtai reglamentuoti kasos operacijoms skirti pirminiai apskaitos dokumentai: kasos pajamų orderis, kasos išlaidų orderis, grynųjų pinigų priėmimo kvitas (forma Nr. 10). Šiuos dokumentus atlikdamos atsiskaitymus grynaisiais pinigais privalo naudoti ir individualios įmonės.

Pinigai į kasą priimami pagal kasos pajamų orderį, jis pagal LR Vyriausybės nutarimą Nr. 1230 priskiriamas specialiesiems apskaitos dokumentams.

Kasos pajamų orderis turi būti išrašomas, kai:
  • Gaunami pinigai iš atsiskaitomosios sąskaitos pagal čekį
  • Priimami pinigai iš klientų už prekes ir paslaugas nenaudojant kasos aparato
  • Priimamos išankstinės įmokos (avansai) pagal sutartis
  • Susigrąžinamos anksčiau paskolintos lėšos
  • Priimami grynieji pinigai iš atskaitingų asmenų, kurie su klientais atsiskaito išrašydami grynųjų pinigų gavimo kvitus (forma Nr. 10)
  • Pinigai inkasuojami iš elektroninių kasos aparatų
  • Į kasą priimami atskaitingiems asmenims išduotų ir nepanaudotų grynųjų pinigų likučiai
  • Priimamas savininko piniginis įnašas
  • Kitais grynųjų pinigų gavimo į kasą atvejais
Kasos pajamų orderiai turi būti išrašomi pinigų priėmimo į kasą dieną. Šiuos dokumentus turi pasirašyti finansininkas (vyriausiasis buhalteris, buhalteris), o priėmus pinigus – ir kasininkas (jei įmonėje tokia pareigybė yra). Individualios įmonės savininko įnašams forminti taip pat turi būti surašomas kasos pajamų orderis. Pajamuojant kasoje grynuosius pinigus trumpai apibūdinama įmoka: pavyzdžiui, "gauta iš banko", "savininko įnašai" ir pan. Visais atvejais kasos pajamų orderyje įrašoma įmonės, kuriai atstovauja pinigus įmokantis asmuo, pavadinimas, asmens pareigos, vardas, pavardė. Gavęs pinigus, kasininkas pateikia pajamų orderį pasirašyti pinigus įmokėjusiam asmeniui ir atiduoda jam kasos pajamų orderio kvitą.

Remiantis LR buhalterinės apskaitos pagrindų įstatymu, piniginių dokumentų taisyti negalima. Jei pildant suklystama arba paaiškėja, kad pinigai nebus mokami, kasos pajamų orderis toliau nepildomas, abiejose jo dalyse parašoma „Anuliuota”. Anuliuotuose dokumentų blankuose nurodoma anuliavimo data, o anuliavimas patvirtinamas dokumentą išrašiusio asmens parašu. Įsidėmėtina, kad kasos pajamų orderiai be atplėšiamosios dalies (kvito) negali būti laikomi anuliuotais.

Pinigai iš kasos išmokami pagal kasos išlaidų orderį.

Kasos išlaidų orderis turi būti išrašomas, kai:
  • Išduodami pinigai įnešti į banko sąskaitą
  • Išmokami avansai ūkio išlaidoms, komandiruotėms
  • Išmokami pinigai fiziniams asmenims pagal autorines, rangos, pirkimo–pardavimo sutartis
  • Išmokami atlyginimai darbuotojams
  • Individualios įmonės savininkui grąžinami piniginiai įnašai
  • Individualios įmonės savininkui išmokamos įmonės veiklos metu uždirbtos pajamos po apmokestinimo
  • Kitais pinigų išmokėjimo atvejais
Kasos išlaidų orderį pasirašo įmonės vadovas (savininkas) ir finansininkas (vyriausiasis buhalteris, buhalteris). Paimdamas pinigus iš kasos pinigų gavėjas taip pat pasirašo šį orderį ir žodžiais parašo gautą sumą. Jeigu kasos išlaidų orderyje nėra pinigų gavėjo parašo, laikomasi nuostatos, kad pinigai pagal orderį nebuvo išmokėti. Išmokant pinigus asmeniui, kuris nėra tos įmonės darbuotojas, nurodomas fizinio asmens vardas, pavardė, asmens kodas, paso numeris ir pinigų gavėjo nurodyta gyvenamoji vieta. Reikalavimas kasos išlaidų orderyje nurodyti pinigų gavėjo (ne įmonės darbuotojo) gyvenamąją vietą atsirado su naujomis kasos darbo organizavimo taisyklėmis, todėl šią informaciją dažniausiai pamirštama parašyti. Išmokėti pinigus iš kasos asmenims, kurie nėra įmonės darbuotojai, leidžiama tik pagal kiekvienam asmeniui išrašytą kasos išlaidų orderį. Jeigu pinigai išmokami pagal įgaliojimą, išlaidų orderio tekste po faktiško pinigų gavėjo vardo ir pavardės nurodoma įgaliotojo asmens vardas, pavardė, asmens kodas, paso numeris ir gyvenamoji vieta.

Atskirai reikėtų aptarti individualios įmonės savininko asmeninėms reikmėms paimtų grynųjų pinigų dokumentavimą. Visi savininko grynųjų pinigų paėmimai turi būti įforminti kasos išlaidų orderiais. Juose patartina nurodyti, kokias lėšas (anksčiau investuotas į įmonę ar uždirbtas verčiantis ūkine-komercine veikla) savininkas ketina paimti. Išlaidų orderyje reikėtų nurodyti išmokos paskirtį: „avansas degalams”, „2000 metų pajamos iš ūkinės-komercinės veiklos po apmokestinimo”, „2000 m. vasario 15 d. atliktų piniginių įnašų grąžinimas” ir pan. Šitaip lengviau apskaityti savininko nuosavybės dalį įmonėje. Kai įmonės savininkas savo asmeninėms reikmėms ketina panaudoti pajamas, likusias po apmokestinimo, išlaidų orderyje reikėtų nurodyti ir tą mokestinį laikotarpį, kada šios pajamos buvo uždirbtos. Tai aktualu toms individualioms įmonėms, kurios dalį ar visas apmokestinamąsias pajamas apmokestino nuliniu tarifu.

Individualiose įmonėse, kuriose dirba samdomų žmonių, pinigų išmokėjimas ir priėmimas dažnai būna susijęs su atskaitingais asmenimis. Kaip reikalauja kasos operacijų atlikimo taisyklės, įmonės vadovas (savininkas) turi nustatyti, kuriems įmonės darbuotojams (atskaitingiems asmenims) leista atlikti šias operacijas: mokėti už turtą, suteiktas paslaugas, mokėti avansą, padengti kitas su įmonės veikla susijusias išlaidas. Išmokant pinigus atskaitingiems asmenims išrašomas kasos išlaidų orderis. Atskaitingas asmuo, atsiskaitydamas už avansu išduotus pinigus, surašo avanso apyskaitą ir ją pateikia pagal finansininko nustatytą ir vadovo patvirtintą tvarką. Kai individualios įmonės apskaitą tvarko pats įmonės savininkas, jo potvarkiu turi būti nustatyta, kokiems atskaitingiems asmenims gali būti išmokėtos pinigų sumos, kokio pobūdžio ūkinėms operacijoms atlikti atskaitingas asmuo gali naudoti šiuos pinigus, per kiek laiko atskaitingas asmuo turi atsiskaityti buhalterijai. Nepanaudotų pinigų grąžinimas įforminamas kasos pajamų orderiu. Kasos išlaidų orderiai surašomi ir tuo atveju, kai su įmonės veikla susijusias išlaidas apmoka pats individualios įmonės savininkas.

Kasos išlaidų orderiai yra piniginiai dokumentai, todėl juose negali būti jokių trynimų, braukymų arba taisymų – net ir patvirtintų. Kaip reikalauja kasos operacijų taisyklės, kasos pajamų ir išlaidų orderiuose turi būti nurodomi dokumentai, kurių pagrindu priimami į kasą arba išmokami iš jos pinigai. Šie dokumentai pažymimi spaudu arba atitinkamu įrašu (pajamų dokumentai „Gauta”, išlaidų – „Išmokėta”) ir nurodomas kasos pajamų arba išlaidų orderio numeris ir data.

LR buhalterinės apskaitos pagrindų įstatymo 7 straipsnio 2 dalyje nustatyta, kad savarankiška buhalterinės apskaitos tarnyba arba pareigybė privaloma valstybės ir savivaldybės įmonėse, akcinėse ir uždarosiose akcinėse bendrovėse. Tais atvejais, kai individualioje įmonėje nėra buhalterinės apskaitos tarnybos ir kasininko pareigybės, kiekvieną kasos pajamų ir išlaidų orderį vienoje vietoje pasirašo šios įmonės vadovas arba savininkas.

Kasos operacijos užsienio valiuta atliekamos taip pat, kaip ir nacionaline valiuta, tačiau kasos pajamų ir išlaidų orderiuose priimta ir išmokėta pinigų suma įrašoma ne litais ir centais, o užsienio valiuta (žodžiais ir skaitmenimis).

Atskirai reikėtų paminėti grynųjų pinigų priėmimo kvitus (forma Nr. 10). Grynųjų pinigų priėmimo kvitai naudojami priimant grynuosius pinigus klientų darbo ar gyvenamojoje vietose, kai negalima naudoti elektroninių kasos aparatų ar kasos pajamų orderių. Juos išrašo įmonės atskaitingas asmuo. Vienas pinigų priėmimo kvito egzempliorius lieka atskaitingam asmeniui, o kitas atiduodamas pinigų mokėtojui. Atskaitingas asmuo užpildytus grynųjų pinigų priėmimo kvitus ir gautus pinigus įmonės vadovo (savininko) nustatytais terminais (ne rečiau kaip kartą per mėnesį) atiduoda į įmonės kasą. Pinigų priėmimas į kasą įforminamas kasos pajamų orderiu, atskaitingam asmeniui išduodamas kasos pajamų orderio kvitas. Kadangi grynųjų pinigų priėmimo kvitai yra piniginiai dokumentai, juose taisyti taip pat draudžiama.

Įsigyti grynųjų pinigų kvitai turi būti registruojami teritorinėje mokesčių inspekcijoje. Tai numatyta LR Vyriausybės 1998 06 04 nutarimo Nr. 664 3.6 punkte.

Atkreiptinas dėmesys, kad ir kasos pajamų orderio kvitas, ir grynųjų pinigų priėmimo kvitas tik parodo, kad grynieji pinigai yra sumokėti. Jais mokėtojas negali pagrįsti sąnaudų.

Kasos knyga ir pinigų laikymas

Minėta, kad kasos darbo organizavimo taisyklėse individualioms įmonėms suteikiama nemažai lengvatų. Beveik visos jos susijusios su kasos knygos pildymu. Taisyklėse numatyta, kad tos individualios įmonės, kuriose nėra kasininko pareigybės, gali nepildyti kasos knygos, tada kiekvienas kasos pajamų ir išlaidų orderis įrašomas tiesiai į apskaitos registrus – taip išvengiama įrašų dubliavimo kasos knygoje ir ūkinių operacijų registracijos žurnale. Ši tvarka patogi mažoms įmonėms, kuriose kasininko pareigas atlieka pats įmonės savininkas. Deja, toks kasos operacijų registravimo būdas gali sudaryti keblumų įmonėms, kurios turi keletą struktūrinių padalinių arba jų grynųjų pinigų apyvarta didelė. Jei kasos knyga nevedama, tokioms įmonėms sunku nustatyti pinigų likutį konkrečiu momentu, todėl, siekiant išvengti pinigų apskaitos klaidų, vis dėlto reikėtų pildyti kasos knygą. Ši knyga privaloma tais atvejais, kai įmonėje yra kasininko pareigybė. Tokiai individualiai įmonei galioja tie patys kasos darbo organizavimo reikalavimai, kaip ir visoms kitoms įmonėms, kurios turi savarankišką buhalterinės apskaitos tarnybą. Individualios įmonės savininkas, priimdamas kasininką į darbą, privalo pasirašytinai supažindinti jį su kasos darbo organizavimo taisyklėmis ir sudaryti su juo visiškos materialinės atsakomybės sutartį.

Kasos knyga gali būti pildoma kompiuteriu, tačiau turi būti išsaugoti visi būtinieji kasos knygos rekvizitai: data, pinigų likutis kasoje darbo dienos pradžioje, kasos pajamų ir išlaidų orderių numeriai, iš ko priimta arba kam išmokėta pinigų suma pagal kiekvieną orderį, bendra gautų ir išmokėtų per dieną pinigų suma, pinigų likutis kasoje darbo dienos pabaigoje, kasininko ir finansininko parašai. Struktūriniuose padaliniuose gali būti pildomos atskiros kasos knygos. Finansininko (įmonės savininko) nustatyta tvarka kasos knyga gali būti pildoma ne kiekvieną dieną, bet ne rečiau kaip kartą per mėnesį. Skirtingomis užsienio valiutomis atliekamos operacijos turi būti registruojamos atskirose kasos knygose. Pildant atskiras kasos knygas, kasos išlaidų orderiai turi būti numeruojami atskira eilės tvarka. Įrašai kasos knygoje gali būti taisomi kaip ir kituose apskaitos dokumentuose: neteisingai įrašyti duomenys perbraukiami ir parašomi teisingi. Prie pataisos pasirašo ją padarę asmenys, nurodoma taisymo data.

Senosiose kasos darbo organizavimo taisyklėse, galiojusiose iki 2000 m. vasario 23 d., nustatyta griežta pinigų laikymo tvarka buvo dažnai kritikuojama. Jos laikytis praktiškai negalėjo daugelis individualių įmonių. Tikriausiai todėl naujose taisyklėse pinigų laikymas beveik nereglamentuotas, kasos patalpoms nenustatyti konkretūs reikalavimai. Taisyklėse nurodyta, kad kasoje laikomų, imamų iš kredito ir pašto įstaigų, gabenamų ir atiduodamų į kredito ir pašto įstaigas pinigų saugumą privalo užtikrinti įmonės vadovas (savininkas). Taigi individualios įmonės savininkas pats turi nuspręsti, kokių saugumo priemonių reikia imtis, kad būtų išvengta pinigų vagystės iš kasos. Jei paaiškėja, kad kasa buvo apiplėšta, būtina apie tai nedelsiant pranešti policijai. Jos leidimu įmonės vadovo (savininko) paskirta inventorizacijos komisija patikrina esamus pinigus. Kasoje draudžiama laikyti įmonei nepriklausančius pinigus. Pinigai, neįforminti kasos pajamų orderiais, kontroliuojančios institucijos patikrinimo metu laikomi kasos pertekliumi ir įskaitomi į įmonės pajamas.

Kasos darbo organizavimo taisyklių baigiamosiose nuostatose nurodyta, kad už šių taisyklių laikymąsi atsako vadovai, finansininkai ir kasininkai. Mažoje individualioje įmonėje ši atsakomybė tenka pačiam savininkui. Kasos darbo organizavimo taisyklių nesilaikymas pagal LR mokesčių administravimo įstatymo 49 straipsnį laikomas piktybiniu mokesčių įstatymų pažeidimu, tad šių taisyklių pravartu laikytis.