Kas yra biudžetas?
Biudžetas - tai trumpalaikis planavimo instrumentas, kiekybiškai išreiškiantis organizacijos planus pajamų, išlaidų, pinigų srautų ir kitų finansinių rodiklių atžvilgiu.
Vaizdžiai galima teigti, jog biudžetas - tai metinis planas, išreikštas litais ir centais, tačiau šis planas prasideda ne nuo skaičiavimų, bet nuo pagrindinių sprendimų - strateginių tikslų formulavimo bei uždavinių tiems tikslams pasiekti nustatymo. Taigi biudžetą galima apibūdinti kaip strateginio plano realizavimo valdymo įrankį, efektyviai paskirstantį finansinius išteklius tarp atskirų organizacinių vienetų.
Apie biudžetus reikėtų kalbėti viso biudžetavimo proceso kontekste, nes vien tik pats plano paruošimas neužtikrins įmonei sėkmės. Biudžetas yra tik vienas iš viso biudžetavimo proceso elementų. Biudžetas bus tinkamai paruoštas ir bus naudingas firmai efektyviai paskirstant išteklius bei siekiant užsibrėžtų tikslų tik tada, kai tinkamai veiks visas biudžetavimo procesas, kuris be biudžeto sudarymo apima ir biudžeto kontrolę: faktinių duomenų rinkimą, raportavimą, nukrypimų nuo plano analizę ir atitinkamą koregavimą.
Dažniausiai biudžetai sudaromi vienerių metų laikotarpiui, detalizuojant kiekvieną mėnesį. Tačiau biudžeto periodas dažnai priklauso nuo verslo specifikos, pavyzdžiui, informacinių technologijų bendrovės kartais sudaro biudžetus ketvirčiams.
Kada biudžetavimo procesas yra efektyvus?
Gali būti išskiriami šie esminiai momentai, užtikrinantys efektyvų biudžetavimo proceso valdymą:
- aukščiausios vadovybės parama bei įsitraukimas į biudžetavimo procesą;
- koordinuojančio biudžeto procesą asmens - biudžeto vadovo - paskyrimas;
- atsakingų už biudžeto vykdymą asmenų paskyrimas;
- tinkama apskaitos sistema ir geras sąskaitų planas;
- biudžeto modelio ir standartinių biudžeto paketų sukūrimas bei parengimas;
- biudžetavimo darbų laiko grafiko parengimas.
Vienas svarbiausių dalykų rengiant biudžetus - tai paskirstyti atsakomybę. Viena iš pagrindinių biudžeto taisyklių yra ta, jog kad ir kas atsitiktų, kažkas už tai turi būti atsakingas. Tačiau paskirstant atsakomybę įmonės vadovai turėtų atsižvelgti į tai, jog asmuo gali būti paskirtas atsakingu tik už tas sąnaudas, pajamas ir investicijas, kurias jis su savo personalu gali kontroliuoti.
Siekiant užtikrinti didesnį biudžetavimo proceso efektyvumą turėtų būti paruošti biudžeto paketai ir kartu su instrukcijomis, kuriose nurodyta, kaip tuos paketus pildyti, pateikti atsakingiems asmenims. Taip pat turėtų būti pateikiamas kalendorius - kokiais terminais, kam ir kaip pristatyti užpildytą paketą. Biudžeto paketą reikėtų sukurti naudojant standartines formas. Tokių procedūrų laikymasis garantuotų, kad darbas bus padarytas ir kad į biudžeto sudarymą bus žiūrima rimtai.
Svarbus vaidmuo biudžetavimo procese taip pat tenka įmonės apskaitos sistemai. Ji turi užtikrinti ne tik teisingą mokesčių apskaičiavimą, kurio reikalauja mokesčių inspekcija, bet taip pat turi padėti vadovams priimti savalaikius sprendimus. Tai reiškia, kad tiek pardavimai, tiek išlaidos turi būti pakankamai detalizuotos ir paskirstytos tarp atsakomybės centrų. Sąskaitų planas turi būti susietas su biudžetu. Geriausia, kai biudžetas yra integruotas su apskaitos sistema.
>
